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注力領域 02
ヘルスケア
専門職の判断を守りながら、診療・ケアを取り巻く事務負担を軽くする。
予約、問い合わせ、書類確認、記録作成、スタッフ間の連携など、専門職でなくても支援できる業務を整えます。診断や治療には踏み込まず、その前後の運営業務を軽くします。
代表的な業務の流れ
いま使っているシステムや資料を生かしながら、情報の受け渡し、確認、記録までを一つの流れとして捉えます。
- 患者・利用者からの問い合わせ、予約、変更依頼を受け付ける
- 受診・利用前に必要な情報、書類、同意事項を確認する
- 予約内容と準備事項を関係スタッフへ引き継ぐ
- 面談・診療・ケア後の記録や事務文書を作成する
- 次回予約、案内、関係機関との連携を進める
- 未完了の業務と期限を記録し、次の対応を管理する
止まりやすいところ
- 電話が集中し、専門スタッフが一般的な問い合わせ対応に追われる
- 事前情報や書類が不足し、当日に確認と入力が発生する
- 申し送りの形式が揃わず、重要事項の確認に時間がかかる
- 予約、記録、請求、連携先との連絡が別々に管理される
- 対応期限と必要なフォローが個人管理になり、抜け漏れが起きる
AIとシステムが担うこと
- 問い合わせを分類し、施設のルールに沿った回答案と引き継ぎを作る
- 予約変更の候補提示、事前案内、必要書類のリマインドを行う
- 受領書類の不足項目と形式上の不備を確認する
- 許可された情報をもとに記録や事務文書の下書きを作る
- 未完了業務と期限を一覧化し、確認後の結果を所定の場所へ記録する
人が担う判断
診断、治療方針、処方、医療上の緊急度判定、ケア方針などの専門判断は、必ず資格を持つ担当者が行います。個人情報と要配慮情報は、利用目的、アクセス権限、保存先、記録履歴を明確にして扱います。
想定効果
現状の業務診断で基準値を確認した上で、改善後の変化を同じ指標で確かめます。
- 電話・予約対応の負担を減らし、専門スタッフがお客様に向き合う時間を増やす
- 事前情報と必要書類の不足を減らし、当日の手戻りを抑える
- 記録・文書作成を早め、残業と重複入力を減らす
- 期限管理と対応履歴を可視化し、事務処理の抜け漏れを減らす
確認する指標電話対応時間 ／ 予約確定までの時間 ／ 事前書類の不足率 ／ 記録作成時間 ／ 期限超過件数
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