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注力領域 05
社内事務
増え続ける事務作業を整え、社員が顧客と売上に向き合える時間を取り戻す。
請求、経費、購買、契約、採用、入退社、報告などを、メール、Excel、紙、個人の記憶に頼らずに回せる形へ整えます。既存ツールを生かし、受付から確認、承認、記録までをつなぎます。
代表的な業務の流れ
いま使っているシステムや資料を生かしながら、情報の受け渡し、確認、記録までを一つの流れとして捉えます。
- 請求書、経費申請、購買依頼、契約書、各種申請を受け付ける
- 必要項目、添付資料、社内ルールとの整合性を確認する
- 内容と金額に応じて担当者・承認者へ回付する
- 承認後、会計、人事、契約、購買の各システムへ登録する
- 支払、更新、入退社、提出期限を管理する
- 月次報告と経営判断に必要な情報を集計する
止まりやすいところ
- 申請がメールやチャットに埋もれ、受付状況と次の担当者が分からない
- PDFや画像からの転記と、複数システムへの重複入力が発生する
- 不備確認と差し戻しが多く、申請者と管理部門の双方に負担がかかる
- 承認待ち、契約更新、支払期限が個人のリマインドに依存する
- 月次報告のたびに複数のExcelを集め、数字と説明を作り直す
AIとシステムが担うこと
- メール、フォーム、PDF、画像から必要情報を読み取り、申請ごとに整理する
- 必須項目、添付資料、重複、社内ルールとの不整合を確認する
- 条件に応じて承認経路を判定し、担当者へ回付する
- 承認待ち、期限、更新時期を追跡し、関係者へのリマインドを作る
- 承認後の情報を所定のシステムへ登録し、処理結果と履歴を残す
人が担う判断
支払の最終承認、採用・評価、人事上の個別判断、契約条件、法務判断、例外処理は、権限を持つ担当者が行います。個人情報と財務情報へのアクセスを職務に応じて制限し、AIの処理と人の承認を記録します。
想定効果
現状の業務診断で基準値を確認した上で、改善後の変化を同じ指標で確かめます。
- 転記、確認、催促、集計に使う時間を減らし、管理部門の処理能力を高める
- 申請不備と差し戻しを減らし、受付から承認までを早める
- 支払、契約更新、提出期限の見落としを減らす
- 月次報告を早め、経営判断に必要な情報をタイムリーに届ける
- 営業と事業部門が社内手続きに使う時間を減らす
確認する指標処理時間 ／ 差し戻し率 ／ 承認までの時間 ／ 期限超過件数 ／ 重複入力件数 ／ 月次報告の作成時間
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